鄭州電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍檔案管理實(shí)施細(xì)則

                                                                            鄭電院[2023]201號(hào)

第一章  總則

第一條 為加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，規(guī)范學(xué)籍檔案的收集、整理和歸檔工作，提高學(xué)籍檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部第41號(hào)令）《教育部普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《河南省大中專畢業(yè)生檔案管理辦法》等文件精神，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂本細(xì)則。

第二條 學(xué)籍檔案是學(xué)生在受教育過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文字材料。它是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績(jī)和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。

第三條 學(xué)籍檔案管理范圍：具有我校正式學(xué)籍的全日制?？茖W(xué)生。

第四條 學(xué)籍檔案管理工作實(shí)行校、院兩級(jí)管理體制，以校內(nèi)二級(jí)學(xué)院為主。各二級(jí)學(xué)院應(yīng)設(shè)立學(xué)籍檔案管理員，負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案材料的日常收集、整理、轉(zhuǎn)遞；學(xué)院檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)、審核和檢查，并對(duì)學(xué)校應(yīng)留存的學(xué)生學(xué)籍檔案材料進(jìn)行分類保管，招生辦、學(xué)生處、教務(wù)處、就業(yè)指導(dǎo)中心等相關(guān)處室分別負(fù)責(zé)提供所負(fù)責(zé)的相關(guān)學(xué)籍材料。

第二章  歸檔范圍

第五條 學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案材料

1、入學(xué)材料。一般應(yīng)包括學(xué)生錄取通知書、準(zhǔn)考證原件、高中（中職）階段的學(xué)籍檔案（紙質(zhì)）高考檔案、入學(xué)體檢表。

2、學(xué)籍材料。至少包括學(xué)生學(xué)籍表、新生入學(xué)登記表。如學(xué)生有學(xué)籍變動(dòng)，還應(yīng)包括各學(xué)習(xí)階段休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)其他等原因引起的學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)的申請(qǐng)和批準(zhǔn)材料。

3、學(xué)習(xí)材料。主要包括學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)單、實(shí)習(xí)鑒定表。學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)單由各二級(jí)學(xué)院學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)管理人員負(fù)責(zé)填寫，由所在二級(jí)學(xué)院審查并送教務(wù)處復(fù)審后，方可裝入學(xué)生學(xué)籍檔案。實(shí)習(xí)鑒定表由教務(wù)處提供統(tǒng)一模板，在學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)前發(fā)放給各系，實(shí)習(xí)結(jié)束經(jīng)實(shí)習(xí)單位指導(dǎo)教師、校內(nèi)指導(dǎo)教師簽署意見，加蓋實(shí)習(xí)單位和二級(jí)學(xué)院公章后裝入學(xué)生學(xué)籍檔案。

4、品德鑒定材料。學(xué)生誠(chéng)信記錄表等材料。

5、畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表。

6、獎(jiǎng)懲材料。學(xué)生在校期間所獲得的重要榮譽(yù)，如國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、省級(jí)三好學(xué)生、優(yōu)秀畢業(yè)生等證書復(fù)印件；學(xué)生在校期間違反校紀(jì)校規(guī)、觸犯國(guó)家法律等形成的各類處分材料。

7、升學(xué)材料：參加專升本考試并被錄取的學(xué)生，其專升本推薦表、報(bào)名表、志愿表應(yīng)裝入個(gè)人檔案。

8、服役材料：在校期間應(yīng)征入伍服兵役的相關(guān)材料。

9、其他具有保存價(jià)值、應(yīng)予歸檔的學(xué)生個(gè)人材料。

第六條 學(xué)校留存學(xué)生學(xué)籍檔案材料

1、入學(xué)材料。普通高校招生錄取名冊(cè)紙質(zhì)版、新生入學(xué)登記表（一式兩份，一份裝入學(xué)生個(gè)人檔案，一份由學(xué)校檔案館留存）、新生名冊(cè)紙質(zhì)版和電子版（學(xué)生處留存）。

2、學(xué)習(xí)材料。學(xué)生在校期間學(xué)業(yè)成績(jī)單（一式兩份，一份裝入學(xué)生個(gè)人檔案，一份由學(xué)校檔案館留存）。

3、學(xué)籍變動(dòng)材料。包括保留學(xué)籍、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)及學(xué)生個(gè)人信息更改等匯總資料，3、畢業(yè)材料。畢（結(jié)）業(yè)生名冊(cè)，由學(xué)生處按學(xué)年度轉(zhuǎn)學(xué)校檔案館留存。

4、獎(jiǎng)懲材料。校級(jí)及以上各類獎(jiǎng)懲材料。

第三章 學(xué)生學(xué)籍檔案材料收集與整理

第七條 所有歸檔材料必須是辦理完畢的最終材料，必須真實(shí)完整、對(duì)象明確、手續(xù)完備，具體要求如下：

1、個(gè)人文字材料，一律用碳素水筆（或黑色圓珠筆）書寫，字體工整、規(guī)范，填寫人、審核人均要簽署本人的漢語(yǔ)全名和日期。

2、由校內(nèi)各部門出具的審核鑒定材料，按照鑒定材料的流程和要求，予以審核，簽署意見，并加蓋相應(yīng)部門公章。

3、所有歸檔材料，學(xué)生的姓名、性別、年齡、出生年月及身份證號(hào)碼與錄取信息一致。

第八條 新生入學(xué)時(shí)，由各二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)對(duì)新生高考檔案材料進(jìn)行收集、審核、整理、歸檔。具體要求如下：

1、核查學(xué)生高考檔案材料是否完整、真實(shí)，要求學(xué)生身份證與高考檔案中所記載的姓名、性別、出生年月、籍貫、家庭住址等信息一致。如高考檔案內(nèi)材料有缺失，須要求在新生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將材料補(bǔ)齊。

2、核查后，將學(xué)生學(xué)籍檔案資料換裝學(xué)校統(tǒng)一的檔案袋。原檔案袋上貼有高考報(bào)名登記表等相關(guān)表格的，應(yīng)將原檔案袋一并裝入新檔案袋中。

3、填寫檔案袋信息時(shí)，要求用碳素水筆（或黑色圓珠筆）書寫，字跡要清晰、工整，并確保相關(guān)信息完整。

第九條  新生入學(xué)后，各二級(jí)學(xué)院應(yīng)按時(shí)收集學(xué)生學(xué)籍檔案，并對(duì)收集的材料要認(rèn)真鑒別，確保歸檔材料真實(shí)規(guī)范、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。

第十條 屬歸檔范圍的學(xué)生個(gè)人材料和學(xué)校檔案館留存的材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫完畢或提供。有關(guān)檔案材料收集歸檔的時(shí)間要求：

1、新生檔案的建檔工作自新生入學(xué)后1個(gè)月內(nèi)完成。

2、學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡應(yīng)于新生入學(xué)資格審查后1個(gè)月內(nèi)收集歸檔。

3、新生體檢表應(yīng)于新生入學(xué)體檢后1個(gè)月內(nèi)收集歸檔。

4、學(xué)籍異動(dòng)材料應(yīng)于批準(zhǔn)后2周內(nèi)收集歸檔。

5、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料應(yīng)于獎(jiǎng)懲決定作出之日起2周內(nèi)收集歸檔。

6、學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表應(yīng)于學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)結(jié)束2周內(nèi)收集歸檔。

7、學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)單于學(xué)生畢業(yè)應(yīng)與當(dāng)年6月15日前集中收集歸檔。

8、《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》應(yīng)于學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年6月20日前集中收集歸檔。

9、學(xué)生升學(xué)材料應(yīng)于相關(guān)材料產(chǎn)生1周內(nèi)進(jìn)行收集歸檔。

9、學(xué)生在校期間服役材料于學(xué)生應(yīng)征入伍通知書下發(fā)后，在1周內(nèi)收集歸檔。

第四章 學(xué)生學(xué)籍檔案管理

第十一條 各二級(jí)學(xué)院做好學(xué)生學(xué)籍檔案保管人員及條件保障，做好防盜、防火、防水(防潮)、防蟲、防有害氣體及灰塵等，切實(shí)避免檔案丟失、損毀。

第十二條 因工作需要，以下人員可查閱學(xué)生學(xué)籍檔案：

1、學(xué)校及各二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、輔導(dǎo)員可查閱所屬學(xué)生學(xué)籍檔案。

2、與學(xué)生管理有關(guān)的職能部門、教學(xué)單位負(fù)責(zé)人或具體經(jīng)辦人。

3、持有相關(guān)證明或介紹信的校外單位組織人事等部門人員。

第十三條 任何人查閱檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制、摘記檔案內(nèi)容，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

第十四條 學(xué)生學(xué)籍檔案，一般不予借出，確因特殊需要借出者，須按學(xué)校檔案管理規(guī)定辦理審批和登記手續(xù)。

第五章 檔案轉(zhuǎn)遞

第十五條 具備畢業(yè)資格的我校全日制?？茖W(xué)生的學(xué)籍檔案，由各二級(jí)學(xué)院在學(xué)生畢業(yè)前進(jìn)行全面核查，在學(xué)院檔案館指導(dǎo)下進(jìn)行封裝、轉(zhuǎn)遞。不具備畢業(yè)資格學(xué)生的學(xué)籍檔案暫由所在二級(jí)學(xué)院保存。

第十六條 已落實(shí)就業(yè)單位并簽訂就業(yè)協(xié)議書的畢業(yè)生，按如下要求進(jìn)行轉(zhuǎn)遞：

1、就業(yè)單位具有檔案接收及管理資質(zhì)的，由畢業(yè)生提供郵寄地址并按就業(yè)單位要求進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

2、就業(yè)單位不具備檔案接收及管理資質(zhì)的，轉(zhuǎn)遞到學(xué)生所在地的縣級(jí)及以上的人才（勞務(wù)）管理部門。

第十七條 經(jīng)專升本考試被錄取的畢業(yè)生，按照所錄取本科院校要求進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

第十八條 退學(xué)、開除學(xué)籍學(xué)生的學(xué)籍檔案，在辦完離校手續(xù)后退還給學(xué)生本人或轉(zhuǎn)遞到學(xué)生戶籍所在地的縣級(jí)及以上的人才（勞務(wù)）管理部門。

第十九條 除特殊情況外，畢業(yè)生檔案采用“郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”或郵政機(jī)要形式轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞時(shí)裝入帶有“高校學(xué)生檔案專用”標(biāo)志的統(tǒng)一封套。郵遞完畢后辦理人員做好郵遞單號(hào)記錄、整理、保存，同時(shí)將電子版發(fā)學(xué)校檔案時(shí)。 

第六章 附則

第二十條 本辦法由學(xué)生工作處、學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。

    第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

                    （2023年11月24日印發(fā)）